blank blank
Informasjonsplanen
Plan for informasjonsarbeidet Sogn og Fjordane fylkeskommune

21. januar 2013
Fylkesrådmannen i Sogn og Fjordane

Innhald:
Del I: Mål og organisering
Del II: Handbok i mediearbeid

Plan for informasjonsarbeidet del I
Mål og organisering

1. Grunnlag
• Fylkeskommunen sitt verdigrunnlag og overordna mål.
• Sterkare fokus, både på intern og ekstern informasjon.
• Heilskapleg strategi som er konkret og som skal vere eit viktig arbeidsverkty for dei tilsette på ulike nivå i sentraladministrasjonen og institusjonane.
• Hovudfokus på ekstern informasjon retta mot brukarane av dei fylkeskommunale tenestene.
• Utvikle kontakten med media, samt å styrkje dei eksisterande kanalane vi sjølve disponerer og å utvikle nye plattformer for informasjon.

2. Mål
• Brukarane skal få tilstrekkeleg og god informasjon om dei fylkeskommunale tenestene.
• Brukarane skal oppleve at dei sjølve har påverknadskraft på innhald og kvalitet i dei fylkeskommunale tenestene.
• Tilsette skal få eit styrka syn på verdien av medie- og informasjonsarbeid gjennom kompetanseauke på alle nivå.
• Informasjonsarbeidet skal vere med på å styrkje fylket og fylkeskommunen sitt omdøme. Dette vil vere viktig i arbeidet for å styrkje næringsgrunnlag og busetnad i fylket, jamfør måla i fylkesplanen.

3. Målgrupper
• Innbyggjarane i Sogn og Fjordane.
• Brukarane av tenestene til fylkeskommunen.
• Lokalt og regionalt næringsliv, kommunar, særleg med fokus på nye og etablerte partnarskap for regional utvikling.
• Avgjerdstakarar på nasjonalt og regionalt nivå.
• Folkevalde og tilsette i fylkeskommune.

4. Utfordringar

Sogn og Fjordane fylkeskommune har ei rekkje utfordringar der informasjon er eit sentralt verkemiddel. Døme på slike utfordingar er mellom anna:
• Korleis skape engasjerment for regional politikk blant folk flest?
• Korleis byggje fylkeskommunen si rolle som regional utviklingsaktør?
• Korleis gjere tenester og aktivitetar meir synlege og tilgjengelege?

Dette gjev følgjande utfordingar for informasjonsarbeidet:

• Tilpasse informasjonen til målgruppe og valt medium.
• Godt språk.
• Oppdatert framstilling med rett bruk av verkemiddel.

5. Organisering av fylkeskommunen sitt informasjonsarbeid

• Informasjonssjefen har eit overordna ansvar for informasjonsarbeidet. Informasjonssjefen rapporterer til fylkesrådmannen. Informasjonssjefen har møterett på avdelingsmøte og møter i leiargruppa.
• Informasjonssjefen er ansvarleg redaktør for alle mediekanalar oppretta av Sogn og Fjordane fylkeskommune. Fylkesrådmannen er sjefsredaktør.
• Det er utnemnt fagredaktørar i alle avdelingane. Der det finst, er nestleiaren fagredaktør. Fagredaktøren skal syte for at informasjons- og nyhendesaker samt bestillingar frå informasjonssjefen til si avdeling blir laga og levert.
• Alle leiarane har eit sjølvstendig ansvar for å syte for ein jamn informasjonsstraum internt og eksternt.
• Alle medarbeidarane i fylkeskommunen har eit sjølvstendig ansvar for å vurdere informasjonsbehovet i arbeidet sitt. I alle saker som er under handsaming skal ein vurdere behovet for å gje ekstern informasjon.
• Når saker til folkevalde organ er ferdigstilte skal den aktuelle avdelinga lage lettfatteleg samandrag av alle sakene som grunnlag for publisering på www.sfj.no og vidare innspel til media. Endringar som vert vedtekne ved den politiske handsaminga skal også formidlast på nettet.
• Alle medarbeidarane i fylkeskommunen skal ha tilgang til eit aktivt intranett som gjev all naudsynt informasjon, både av praktisk art og interne nyhende i verksemda. Dei ulike avdelingane / einingane skal levere artiklar og bilete til intranett når dei har saker /emne som andre avdelingar / einingar treng kunnskap om.

Plan for informasjonsarbeidet del II
Handbok i mediearbeid

1. Grunnlag

• Som ein sentral offentleg aktør skal Sogn og Fjordane fylkeskommune ha eit nært og godt tilhøve til media. Mange er usikre på korleis ein skal arbeide i høve journalistar, anten det er ein førespurnad om eit brev frå postlista, eller spørsmål om konkrete opplysningar i samband med sakshandsaming. Difor ønskjer fylkesrådmannen å konkretisere korleis ein med enkle grep kan styrke mediearbeidet på alle nivå i organisasjonen.
• Informasjonssjefen skal ha ei rådgjevande rolle i høve mediearbeidet, og medarbeidarar kan i alle tvilstilfelle kontakte informasjonssjef eller informasjonsrådgjevar.

2. Kontakt med media
• Det skal alltid vurderast om det er den politiske leiinga som skal gje kommentarar til saka. I politiske saker er det berre politisk leiing som har høve til å uttale seg i media.
• Sakshandsamaren kan gje faglege kommentarar til presse og media, knytt til handsaminga av offentlege einskildsaker. Informer alltid leiaren din om mediekontakten.
• Om spørsmåla gjeld omdømekritiske saker, eller saker du oppfattar som vanskelege, skal næraste leiar eller informasjonssjef kontaktas før du svarar.
• Ver spesielt merksam på å ikkje gje ut informasjon som er vurdert som ikkje-offentleg. Her skal ein vise til heimel for unntaket.
• Prinsippet om meiroffentlegheit skal alltid leggjast til grunn for kontakt med media. I tilfelle der ein journalist spør etter eit dokument frå til dømes postlista, spør då alltid vedkomande om det er andre dokument i saka vedkomande også treng. Det vil verte oppfatta som positivt og samstundes auke sjansen for ei brei og sannferdig omtale.

3. Kva har eit intervjuobjekt krav på?
• Du har rett til å lese, høyre eller sjå gjennom eigne sitat. Sitat skal vere ordrett attgjevne, og skrivast med sitatstrek.
• Du har ikkje rett til informasjon om redaksjonell tekst, eller til å påverke tekst eller innhald utanom eigne sitat. Redaksjonell tekst er m.a. ingressar, kommentarar, andre sine sitat, overskrifter og biletbruk.
• Du har krav på tid til å sjekke fakta og tenke deg om, du må ikkje svare på direkten. Det vert sett større krav til leiarar om å svare raskt eller direkte.

4. Korleis møte media?
• Ver imøtekommande og hyggeleg.
• Du treng ikkje svare direkte. Høyr kva journalisten ønskjer og be om å få ringe attende. Nytt tida til å samle inn naudsynt informasjon, og ev. konsultere overordna eller informasjonstenesta. Ring alltid attende så snart som råd.
• Svar utfyllande på alle spørsmål og forklar vanskelege omgrep og faguttrykk. Prøv å unngå stammespråk og «byråkratspråk», ha ein munnleg stil.
• Server aldri “sleivete soger”, eller spør om utsegn kan vere “off-record”. Ein skal kjenne ein journalist svært godt for å få aksept for slikt.
• Det kan gjerast spesielle avtalar med media om førehandsrett til stoff og informasjon. Dette skal i kvart einskild tilfelle avklarast med informasjonssjefen.

5. pressemeldingar

I høve lokale media fungerer tradisjonelle pressemeldingar (PM) som ei god kjelde for formidling av informasjon. Legg følgjande til grunn:

• PM skal alltid sendast som e-post som vedlegg i Word-fil eller PDF, i rett mal for pressemelding i Sogn og Fjordane fylkeskommune.
• PM skal som hovudregel skrivast som ein journalistisk artikkel med tittel, ingress og brødtekst. PM skal alltid innehalde dei fire K-ane: Kven, Kva, Kvifor og Korleis.
• Pressemeldinga skal alltid ha informasjon om kontaktpersonar, med e-post og telefonnummer, for nærare spørsmål.
• Det er informasjonstenesta som skal sende ut pressemeldingane, og i samarbeid med forfattar bestemme kva medium som skal få meldinga.
• Hugs at PM skal vere ein inspirasjon for journaliste til å formidle ei enno meir omfattande sak, anten på trykk eller i eteren.
• PM skal publiserast på heimesida før eller samstundes med utsending til media, så sant anna ikkje er avtala. Dette kan vere avtalar om eksklusivitet eller utsending av informasjon med sperrefrist, då skal informasjonstenesta stå for all vidare handtering av saka.
• Pressekonferansar nyttar vi berre i særskilde høve, og vert bestemt i samarbeid med leiing og informasjonssjef. Slike høve kan vere krisesituasjonar og saker av stor ålmenn interesse der fylkeskommunen er hovudkjelde for informasjonen.

Alt på ein stad: www.sfj.no

Sogn og Fjordane fylkeskommune
Fylkesrådmannen
Askedalen 2, 6863 Leikanger
57 65 61 00


Publisert av: Siw Heidi Bäckström
Dato: 15. september 2014 - kl. 13:15


Skriv ut


Tilbake

Sogn og Fjordane fylkeskommune, Askedalen 2, 6863 Leikanger, Tlf: 57 65 61 00
Ansvarleg redaktør: Ingvild Ramstad
Teknisk ansvarleg: Stein Helge Hellebø

  Oppdatert 11/28/2014