blank blank
Informasjonsplanen

Plan for informasjonsarbeidet

Fylkesrådmannen i Sogn og Fjordane, mars 2007

Plan for informasjonsarbeidet

Del I: Mål og organisering Side 3-4
Del II: Handbok i mediearbeid Side 6-7

Plan for informasjonsarbeidet del I

Mål og organisering

1. Grunnlag

  • Fylkeskommunen sitt verdigrunnlag og overordna mål.
  • Sterkare fokus, både på intern og ekstern informasjon.
  • Heilskapleg strategi som er konktre og som skal vere eit viktig arbeidsverkty for dei tilsette på ulike nivå i sentraladministrasjonen og institusjonane.
  • Hovudfokus på ekstern informasjon retta mot brukarane av dei fylkeskommunale tenestene.
  • Utvikle kontakten med media, samt å styrkje dei eksisterande kanalane vi sjølve disponerer og å utvikle nye plattformer for informasjon.

2. Mål

  • Brukarane skal få tilstrekkeleg og god informasjon om dei fylkeskommunale tenestene.
  • Brukarane skal oppleve at dei sjølve har påverknadskraft på innhald og kvalitet i dei fylkeskommunale tenestene.
  • Tilsette skal få eit styrka syn på verdien av medie- og informasjonsarbeid gjennom kompetanseauke på alle nivå.
  • Informasjonsarbeidet skal vere med på å styrkje fylket og fylkeskommunen sitt omdøme. Dette vil vere viktig i arbeidet for å styrkje næringsgrunnlag og busetnad i fylket, jamfør måla i fylkesplanen.

3. Målgrupper

  • Innbyggjarane i Sogn og Fjordane.
  • Brukarane av tenestene til fylkeskommunen.
  • Lokalt og regionalt næringsliv, kommunar, særleg med fokus på nye og etablerte partnarskap for regional utvikling.
  • Avgjerdstakarar på nasjonalt og regionalt nivå.
  • Folkevalde og tilsette i fylkeskommune.

4. Utfordringar

Sogn og Fjordane fylkeskommune har ei rekkje utfordringar der informasjon er eit sentralt verkemiddel. Døme på slike utfordingar er mellom anna:

  • Korleis skape engasjerment for regional politikk blant folk flest?
  • Korleis byggje fylkeskommunen si rolle som regional utviklingsaktør?
  • Korleis synleggjere tenester og aktivitetar?

Dette gjev følgjande utfordingar for informasjonsarbeidet:

  • Tilpasse informasjonen til målgruppe og valt medium.
  • Godt språk.
  • God grafikk, illustrasjonar og bilete.

5. Organisering av fylkeskommunen sitt informasjonsarbeid

  • Informasjonssjefen har eit overordna ansvar for informasjonsarbeidet. Informasjonssjefen rapporterer til fylkesrådmannen. Informasjonssjefen har møterett på avdelingsmøte og møter i leiargruppa.
  • Alle leiarane har eit sjølvstendig ansvar for å syte for ein jamn informasjonsstraum internt og eksternt.
  • Alle medarbeidarane i fylkeskommunen har eit sjølvstendig ansvar for å vurdere informasjonsbehovet i sitt arbeid. I alle saker som er under handsaming skal ein vurdere behovet for å gje ekstern informasjon. Når saker til folkevalde organ er ferdigstilte skal den aktuelle avdelinga lage lettfatteleg samandrag av alle sakene som grunnlag for publisering på www.sfj.no og vidare innspel til media. Endringar som vert vedtekne ved den politiske handsaminga skal også formidlast på nettet.
  • Alle medarbeidarane i fylkeskommunen skal ha tilgang til eit aktivt intranett som gjev all naudsynt informasjon, både av praktisk art og interne nyhende i verksemda. Informasjonssjefen er redaktør for intranettet.
  • Dei ulike avdelingane / einingane skal levere artiklar og bilete til intranett når dei har saker /emne som andre avdelingar / einingar treng kunnskap om. Det er utpeika fagredaktørar frå kvar avdeling for intranett og internett.

Plan for informasjonsarbeidet del II

Handbok i mediearbeid

1. Grunnlag

  • Som ein sentral offentleg aktør skal Sogn og Fjordane fylkeskommune ha eit nært og godt tilhøve til media. Mange er usikre på korleis ein skal arbeide i høve journalistar, anten det er ein førespurnad om eit brev frå postlista, eller spørsmål om konkrete opplysningar i samband med sakshandsaming. Difor ønskjer fylkesrådmannen å konkretisere korleis ein med enkle grep kan styrke mediearbeidet på alle nivå i organisasjonen.
  • Informasjonssjefen skal ha ei rådgjevande rolle i høve mediearbeidet, og medarbeidarar kan i alle tvilstilfelle kontakte informasjonssjef eller informasjonsrådgjevar.

2. Kontakt med media

  • Det skal alltid vurderast om det er den politiske leiinga som skal gje kommentarar til saka. I politiske saker er det berre politiske leiing som har høve til å uttale seg i media.
  • Sakshandsamaren kan i dei fleste tilfelle gje faglege kommentarar til presse og etermedia, knytt til handsaminga av offentlege einskildsaker. Næraste overordna skal konsulterast før ein uttalar seg.
  • I tilfelle der ein journalist spør etter eit dokument frå til dømes postlista, spør då alltid vedkomande om det er andre dokument i saka vedkomande også treng. Det vil verte oppfatta som positivt og samstundes auke sjansen for ei brei og sannferdig omtale. Prinsippet om meiroffentlegheit skal alltid leggjast til grunn for kontakt med media.

3. Kva har eit intervjuobjekt krav på?

  • Du har berre rett til å få eigne sitat opplesne / sendt på e-post.
  • Du kan trekkje tilbake eit intervju til det er teknisk umogleg for avis / etermedia å stogge det.
  • Du har ikkje krav på å få lese opp / tilsendt overskrifter (titlar), ingress (innleiing), brødtekst (sjølve teksten) eller bildetekstar.
  • Du har ikkje rett til å rett til å påverke bruk av bilete eller layout, verken på innside eller på fronten av ei avis eller magasin.
  • Du har ikkje rett til å få førehandsinformasjon om kommentarblokker eller innleiingar på TV og radio.

4. Korleis møte media?

  • Ver imøtekomande og hyggeleg.
  • Høyr kva journalisten ønskjer, be så om å få ringe tilbake innan rimeleg tid. Nytt tida til å konsultere overordna og samle inn naudsynt informasjon. Ring alltid tilbake snarast råd!
  • Svar utfyllande på alle spørsmål og forklar vanskelege omgrep eller faguttrykk.
  • Server aldri “sleivete soger”, eller spør om det og det kan vere “off-record”. Ein skal kjenne ein journalist svært godt for å få aksept for slikt.
  • Spesielle avtalar med media om førehandsrett til stoff og informasjon må i kvart einskild tilfelle avklarast med informasjonssjefen.
  • Når du blir intervjua, svar då aldri berre “ja” eller “nei”. Gje utfyllande svar, utan å nytte typisk administrative fraser og framandord. Tenk alltid at mottakaren for informasjonen aldri har sett foten sin i eit byråkratisk miljø.

5. pressemeldingar

I høve lokale media fungerer tradisjonelle pressemeldingar (PM) som ei god kjelde for formidling av informasjon. Legg følgjande til grunn:

  • PM skal alltid sendast som e-post som vedlegg i Word-fil eller PDF.
  • PM skal som hovudregel skrivast som ein journalistisk artikkel med tittel, ingress og brødtekst.
  • PM skal alltid innehalde dei fire K-ane: Kven, Kva, Kvifor og Korleis.
  • Avdelingane skal i samråd med informasjonseininga vurdere i kvart tilfelle kvar PM skal sendast.
  • Ta alltid med oversyn over kontaktpersonar, med e-post og telefonnummer, både mobil, kontor og privat.
  • Hugs at PM skal vere ein inspirasjon for journaliste til å formidle ei enno meir omfattande sak, anten på trykk eller i eteren.
  • Dersom PM vert formidla til alle media i fylket, skal PM utan unødig opphald også publiserast på www.sfj.no. Ved selektiv spreiing av PM skal weben oppdaterast etter den aktuelle saka er publisert i media.

NB: Pressekonferansar er sjeldan ein god måte å kommunisere med media på, og skal kun nyttast i svært store / betente saker, og i krisesituasjonar.

Alt på ein stad...

www.sfj.no

Sogn og Fjordane fylkeskommune
Fylkesrådmannen
Askedalen 2, 6863 Leikanger
57 65 61 00


Publisert av: Asbjørn Ness
Dato: 25. januar 2012 - kl. 08:13


Skriv ut


Tilbake

Sogn og Fjordane fylkeskommune, Askedalen 2, 6863 Leikanger, Tlf: 57 65 61 00
Ansvarleg redaktør: Ingvild Ramstad
Teknisk ansvarleg: Stein Helge Hellebø

  Oppdatert 07/31/2014